ACIBADEM ÜNİVERSİTESİ SATIN ALMA VE İHALE YÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Acıbadem Üniversitesinin ekonomik ve sosyal ihtiyaçları dikkate alınarak, iç ve dış her türlü alım-satım, inşaat, onarım ve bakım, kiralama, finansal kiralama, taşıma, proje, etüd, müşavirlik ve benzeri işlerin verimlilik ilkeleri doğrultusunda, en uygun fiyat ve şartlarla, en uygun zamanda serbest piyasa koşulları içerisinde temin edilmesine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; Acıbadem Üniversitesi ve Üniversiteye bağlı akademik ve idari birimlerin ihtiyaç duyduğu her türlü alım-satım, yapım, hizmet, kiralama, taşıma ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasına ilişkin hükümleri kapsar.

Dayanak

MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun Ek-74 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;

a) Alım-satım: Taşınır ve taşınmaz varlıklar ile her türlü ihtiyaç maddeleri hizmet ve haklarının en iyi şekilde uygun değer ve koşullarla zamanında alım ve satımını,

b) Hizmet: İlgili mevzuata göre çalıştırılan aylıklı, ücretli, yevmiyeli ve sözleşmeli personel istihdamı hariç olmak üzere, gerçek kişi, adi ortaklık, ortak girişim veya tüzel kişilere ücret karşılığında yaptırılan araştırma, etüt, plan, proje kontrollük, müşavirlik ve benzeri her türlü hizmeti,

c) İdare: Acıbadem  Üniversitesi ve Üniversiteye bağlı akademik ve idari birimleri,

ç) İhale: Bu Yönetmelikteki usul ve şartlarla, işin istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakılmasını ve yetkili mercilerin onayı ile tamamlanan sözleşmeden önceki işlemleri,

d) İhale yetkilisi: İdarenin, ihale ve harcama yapma yetkisi ve sorumluluğuna sahip kişi veya usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlilerini,

e) Kiralama: Taşınır ve taşınmaz mallarla, hizmet ve hakların kiralanması veya kiraya verilmesini,

f) Komisyon: Bu Yönetmeliğin 1 inci maddesinde sayılan işlerin yapılması için ilgili mevzuata göre kurulacak komisyonları,

g) Mütevelli Heyet: Acıbadem Üniversitesi Mütevelli Heyetini,

ğ) Rayiç bedel: İşlemin yapıldığı gündeki normal alım-satım değerini,

h) Rektör: Acıbadem Üniversitesi Rektörünü,

ı) Sözleşme: Üniversite yönetimi ile yüklenici (müteahhit) veya başka kişi/kişiler arasında yapılan yazılı anlaşmayı,

i) Şartname: Yapılacak işlerin genel, özel, teknik ve idari esas ve usullerini gösteren ve Acıbadem Üniversitesi tarafından hazırlanan belgeleri,

j) Üniversite: Acıbadem Üniversitesini,

k) Yaklaşık maliyet: İhale konusu işlerin önceden tahmin edilen bedelini, yapım işlerinde keşif bedelini,

l) Yapım: Her türlü inşaat, imalat, teknik onarım, yıkma değiştirme, iyileştirme ve montaj işlerini,

m) Yüklenici: İhale yöntemlerinden birisiyle, işin üzerine ihale edildiği gerçek kişi, adi ortaklık, ortak girişim veya tüzel kişi, müteahhidi,

n) Taşıma: Menkul şeylerin yerlerinin değiştirilmesi işlerini,

o) Uygun fiyat: Bedel, evsaf ve şartlar bakımından uygun görülen fiyatı

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Satın Alma ve İhale Komisyonları, İlkeler ve Satın Alma Talepleri ve Tahmini Bedel

Satın alma ve ihale komisyonları

MADDE 5 – (1) Satınalma ve ihale işleri ile ilgili organlar şunlardır:

a) Satınalma sorumlusu: İdari ve mali işlerden sorumlu birim amiridir.

b) Üniversite Satınalma Komisyonu: Biri idari ve mali işlerden sorumlu birim amiri olmak üzere Rektör tarafından görevlendirilecek en az üç üyeden oluşur. Komisyon başkanını da Rektör belirler. İşin konusu itibarıyla teknik görüş gerektiren hallerde, ilgili satınalma olurunda belirtilmek kaydıyla Üniversite içinden veya dışından bir veya daha fazla sayıda temsilci komisyon üyelerine ilave edilebilir. Bunun dışında Rektörlükçe uygun görülmesi halinde satınalma komisyonu kararına destek olmak üzere asgari üç kişilik bir teknik komisyon da kurulabilir.

c) Muayene ve Kabul Komisyonu: Satınalma komisyonu tarafından belirlenen ve onay gören ihale konusu işlerin tamamlanmasını müteakip, işin istenilen vasıfta olduğunun tespitine yetkili olarak Rektörlükçe görevlendirilecek en az üç üyeden oluşan bir komisyondur. Bu komisyonun uygunluk içeren kararı imzalanıp onaylandıktan sonra ihale bedeli ödenir. Kabul edilmeyen işler yenilettirilir.

(2) Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve salt çoğunlukla karar verir. Oyların eşit olması halinde başkanın oyu yönünde çoğunluk sağlanmış olur. Aynı üye her iki komisyonda birden görev alamaz.

Akademik alım ve yatırımların belirlenmesine yönelik ilkeler

MADDE 6 – (1) Akademik birimlerce eğitim ve/veya araştırma alt yapısının kurulması kapsamında; bilgisayar, yazılım, teçhizat ve benzeri her türlü sınıf, atölye ve laboratuvar donanımının alımı ile ilgili planlama yapılırken aşağıdaki hususlar dikkate alınır:

a) Üniversitenin stratejisine uygunluk,

b) Planlanan veya yapılmış olan yatırımlarla ihtiyacın karşılanıp karşılanmadığının incelenmesi,

c) Ortak kullanılabilecek ürünlerin belirlenmesi,

ç) Altyapı, eğitim, destek ihtiyaçlarının diğer birimlerle birlikte planlanması,

d) Araştırma projelerinde Üniversite dışı kaynak kullanımına özen gösterilmesi,

e) Belirlenen ihtiyaç ve temel teknik özelliklerin rekabeti engellememesi için her hangi bir marka belirtilmeden satınalma istek formunda yer alması.

Satınalma ilkeleri

MADDE 7 – (1) Satınalma ilkeleri şunlardır;

a) Ödeneği olmayan kalemden harcama yapılamaz.

b) Mal ve hizmet alımının mümkün olan en uygun şartlarda ilk elden yapılması esastır.

c) Mal ve hizmet alımlarında istenilen kaliteyi verme yeteneği, en uygun fiyat ve ödeme koşulu, istenilen zamanda teslim ve bakım şartlarını taşıyan en uygun teklif tercih edilir.

ç) Üniversitenin kısa ve uzun dönemdeki ihtiyaçlarının tespitinde, eğitim hizmetlerinin aksamaması; ancak gereksiz mal stoklarından kaçınılması için Üniversite gerekli tedbirleri alır.

d) Şartname ve sözleşmeler kolaylıkla incelenebilmelerini ve anlaşılmalarını mümkün kılacak şekilde hazırlanır, ihaleye davet edilen her firmaya mal ve hizmet alımına ait açıklayıcı bilgilerin verilmesi ve rekabet bakımından birden fazla firmanın teklif vermesi sağlanır.

Satınalma talepleri

MADDE 8 – (1) İdari birimler, satın alınmasını talep ettikleri mal veya hizmetin konusunu ve ihtiyacın bütün özelliklerini açıklayan satınalma talep formunu doldurup Genel Sekreterliğe onaylatarak idari ve mali işlerden sorumlu birime gönderirler. Akademik birimler ise bu formları, dekan/enstitü müdürü/yüksekokul müdürü/merkez müdürünün onayını müteakip Rektörlüğe iletir. Toplanan bütün talepler ayrı ayrı veya birleştirilerek değerlendirilirken stok seviyeleri, bütçeye uygunluk ve ödenek kontrolü de yapılır. Gerek duyulduğunda talep sahibi birimlerin yetkililerinden talebin yeniden incelenmesi, varsa eksikliklerin giderilmesi istenebilir. Tamamlanan talepler için; idari ve mali işlerden sorumlu birimce, Mütevelli Heyet Başkanınca belirlenen yetki limitleri dahilinde satınalma işlemi başlatılır.

Satınalma talep formunda bulunması gereken bilgiler

MADDE 9 – (1) Satınalma talep formunda, aşağıda belirtilen bilgiler bulunur:

a) İhtiyaç bildiren birimin adı ve birim sorumlusu olarak fakültelerde dekan, enstitülerde enstitü müdürünün imzası,

b) Belgenin tarihi,

c) İhtiyacın konusu, niteliği ve gerekçesi,

ç) Tahmini tutarı,

d) Gerekli görülecek diğer açıklamalar,

e) İdari birimlerde Genel Sekreterlik; akademik birimlerde ise, dekan/enstitü müdürü/ yüksekokul müdürü/merkez müdürünün imzası,

f) Rektör imzası.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Satınalma ve İhale Usulleri ile Teslim Alma ve Ödeme

Satınalma ve ihale usulleri

MADDE 10 – (1) Bu Yönetmeliğin 1 inci maddesinde belirtilen işler aşağıdaki usullerden birine göre yapılır:

a) Kapalı teklif usulü,

b) Açık teklif usulü,

c) Doğrudan temin usulü,

ç) Açık eksiltme usulü.

Kapalı teklif usulü

MADDE 11 – (1) Bu usulde, teklifler yazılı olarak yapılır. Teklif mektubu bir zarfa konulduktan sonra, zarfın üzerine teklif veren firma veya şahsın ismi, teklif verdiği konu, açıkça yazılıp zarf kapatılır. Zarfın kapanan kısmı teklif veren tarafından imzalanır. Teklif mektubunun şartnameye uygun olarak hazırlanması ve şartnamede teklif mektubu ile beraber verilmesi istenen belge ve ek bilgiler varsa bunların mutlaka verilmesi gerekir. Teklif mektuplarında teklif edilen fiyatlar rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılır. Teklif mektupları teklif veren tarafından imzalanır.

Açık teklif usulü

MADDE 12 – (1) Açık teklif usulü; niteliği itibariyle açık teklif alınmasında fayda görülen veya kapalı teklif istenilmesinin gereksiz zaman kaybına neden olacağı hallerde, yazılı tekliflerin açık olarak veya faks ya da e-mail ile alınması suretiyle gerçekleştirilen satın alma usulüdür.

Doğrudan temin usulü

MADDE 13 – (1) Bu usulde; yayın, perakende yiyecek, içecek, çiçek ve toplu alımlar dışında acil ihtiyaç duyulan kağıt-kırtasiye, temizlik malzemeleri, yazıcı ve fotokopi makinaları için toner/kartuş ve benzeri sarf malzemesi bakım, onarım, eğitim, müfredat geliştirme, yazılım, araştırma, etüt, proje, planlama, müşavirlik, keşif, harita, reklam, fotoğraf, film, kontrollük, tercümanlık, sigorta, vasıta, menkul ve gayrimenkul kiralanması gibi özel nitelikli mal ve hizmetleri bir firmadan doğrudan temin edilir. Onay süreci tamamlanan satınalma talep formuna istinaden satın alma işi doğrudan idari ve mali işlerden sorumlu birim tarafından gerçekleştirilir.

  (2) Bir mal veya hizmet alımı ile onarım işinin kısa bir sürede yerine getirilmesinin zorunlu olduğu hallerde veya fiyatın sabit olduğu alımlarda veya yetkili firma eliyle satıldığı hallerde de doğrudan temin usulü uygulanır.

(3) Satın almanın bu maddede yer alan usullerden hangisine göre yapılacağı konuyla ilgili makam onayında belirtilir. Bu maddede açıklanan hususlara uygun olmayan ve şartnamede belirtilen gün ve saatten sonra verilen tekliflerin değerlendirmeye tabi tutulup tutulmayacağına satınalma ve ihale komisyonu karar verir.

(4) Doğrudan temin usulünde, niteliği itibarıyla pazarlık yapılmasına imkan sağlanır. Ancak; kapalı teklif ve açık teklif usullerinde de en uygun teklif sahibi ile yeniden pazarlık yapılır.

(5) Doğrudan temin usulünde bir defada yapılan alımın tutarı toplam bütçe tutarının % 2’sini geçemez.

Açık eksiltme usulü

MADDE 14  – (1) Bu usulde ihaleye; istenilen iş veya malı, şartnamede yazılı şartlara uygun olarak temin edebilecek kimseler katılabilir ve hazır bulunanlar tarafından yapılacak tekliflerle uygun fiyatın belli olması üzerine, en uygun teklifte bulunana ihale yapılır. Açık eksiltme usulü ile ihale aşamasında aşağıdaki esaslara uyulur:

a) Bu Yönetmeliğin 1 inci maddesinde yazılı işlerle  onay merciince işin diğer ihale usullerinden biriyle yapılmasında İdareye fayda sağlamayacağına karar verilen işler açık eksiltme suretiyle ihale edilir.

b) Açık eksiltmeye; şartnamede gösterilen şartlara uymak, teminatını vermek ve gerekli belgeleri komisyona ibraz etmek şartıyla herkes katılabilir. Komisyonca; teminatı ve belgeleri incelendikten sonra, durumları şartnameye ve ilgili mevzuata uygun bulunmayarak açık eksiltmeye giremeyecek olanlara teminatları ve belgeleri iade edilir. Bu husus ayrıca bir tutanakla belirtilir.

c) Açık eksiltmeye katılmaya hak kazananlar bir tutanakla tespit edildikten ve bu husus orada hazır bulunan isteklilere duyurulduktan sonra; komisyon başkanı isteklileri, şartnameyi imzalamaları ve teklif vermeleri için davet eder. Şartnameyi imzalamayan istekliler teklif veremez.

ç) Teklif vermekten çekilenler ile teklif verecek istekli kalmadığının belirlenmesinden sonra; komisyonca yetkili makamın onay şartına bağlı olmak üzere, en son ve en düşük teklif veren teklif sahibine ihalenin yapıldığı bildirilir ve bu husus karara yazılarak imzalanır.

e-ihale (elektronik ortamda ihale)

MADDE 15 – (1) Üniversite, satınalma faaliyetlerini daha etkin yürütmek ve satınalmalarda en uygun fiyatı bulmak amacıyla satınalmalarını elektronik ortamda gerçekleştirebilir. e-İhale yapılabilmesi için;

a) Öncelikle elektronik ihale sunumu yapan kurumlarla anlaşma yapılması,

b) Satınalınacak ürün veya hizmetin bu Yönetmeliğin 10 uncu maddesinde belirtilen ihale ve satınalma yöntemlerinden  birisi kullanılarak en uygun fiyatın tespit edilmesi,

c) En uygun fiyatı belirlenen ürün veya hizmet, anlaşma yapılan sunucunun elektronik ihale platformuna taşınarak, yeni tedarikçilerin de içinde bulunduğu geniş bir satıcı veritabanından faydalanarak ürün ve hizmetin fiyatının daha da düşürülmesi,

ç) Elektronik ihaleye katılacak tedarikçilerin, en son tekliflerini sisteme kayıt teklifi olarak girmeleri, ihalenin açık eksiltme yöntemi ile bu kayıt teklifleri üzerinden gerçekleştirilmesi ve kayıt teklifinin en uygun ihale fiyatı olması

sağlanır.

İhaleye katılamayacak olanlar

MADDE 16 – (1) Aşağıda sayılanlar doğrudan veya dolaylı veya alt yüklenici olarak, kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde ihalelere katılamazlar:

a) Sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar ile 12/4/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar.

b) İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler.

c) İhale konusu işin yüklenicileri.

(2) Bu yasaklara rağmen ihaleye katılan istekliler ihale dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca, bu durumun tekliflerin değerlendirmesi aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa, teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir.

Teslim alma ve ödeme

MADDE 17 – (1) Satınalma talep formunda yer alan işin tamamlanmasını müteakip muayene ve kabul komisyonu toplanır. Komisyon, işin satınalma komisyonunun kararı doğrultusunda tamamlandığına kanaat getirdiği takdirde kararını makam onayına sunar. Onay gören karar tutanağı ödemeye esas olmak üzere idari ve mali işlerden sorumlu birim amirliğine iletilir. Acil durumlar veya tutarı itibarıyla satınalma ve ihale komisyonuna sevkedilmemiş işlerde ödeme yapılabilmesi için talep sahibinin, alınan mal/hizmetin uygunluğunu kontrol edip mal ve hizmet teslim fişini onaylaması gerekir.

(2) Gerekli onayları tamamlanmış olan fatura, idari ve mali işlerden sorumlu birim amirliği tarafından, yüklenici ile anlaşılmış ödeme koşulları çerçevesinde ödenir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Şartnameler, Sözleşme, Teminatlar ve İhaleye Girecekler ile İhalenin Kesinleşmesi

Şartnameler ve sözleşme

MADDE 18 – (1) Yapılacak olan alımlara ilişkin şartnameler, bu Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümleri de dikkate alınarak idari ve mali işlerden sorumlu birim amirliğince hazırlanır.

(2) Şartnamelerde satın alma konusu işlerin her türlü idari ve teknik özelliği belirtilir. Şartnamelerde işin mahiyetine göre konulacak olan özel ve teknik şartların yanında gerekli hallerde ek hususlara da yer verilir.

(3) Şartnameler idari ve teknik şartname olmak üzere ikiye ayrılır. Bunlardan;

a) İdari şartname: Yapılacak işin idari prosedürünün isteklilere duyurulması amacıyla idari ve mali işlerden sorumlu birim amirliğince  hazırlanır. İşin niteliğine göre aşağıdaki hususların tamamına veya bir kısmına yahut diğer ek şartlara uygun bir sırada yer verilir. Söz konusu hususlar şunlardır:

1) İşin konusu,

2) Teklifin şekli ve son gönderme tarihi,

3) Teminat alınıp alınmayacağı alınacaksa miktarı,

4) Opsiyon müddeti,

5) İşin süresi,

6) Ödeme durumu,

7) Teslim şekli,

8) Vergi ve harçlar,

9) Gümrük işleri,

10) İhaleye katılma şartları ve katılamayacak olanlar,

11) Üniversitenin alımı yapıp yapmamakta ve işi dilediğine vermekte serbest olduğu, işin ve siparişin durdurulması veya iptali,

12) Uyuşmazlıkların çözümü.

b) Teknik şartname: İşin ihtiyaca uygun olarak gerçekleştirilmesi için gerekli teknik açıklamaları ve şartları içeren şartnamedir ve istekte bulunan birim ile idari ve mali işlerden sorumlu birim amirliği tarafından hazırlanır. İstekte bulunan birimin hazırladığı satınalma talep formu veya dilekçesinde aşağıda belirtilen ayrıntılı teknik açıklamalar da işin aciliyeti ve niteliğine göre teknik şartname olarak kabul edilir:

1) İşin konusu, niteliği ve yöntemi,

2) Garanti,

3) Teslim süresi, yeri ve şekli,

4) Bakım, servis, montaj.

(4) Şartnamelerde aksine bir hüküm bulunmadıkça fiyat ve nitelik açısından en uygun teklifi veren firma ile pazarlık yapılabilir.  Sözleşmelerde aşağıdaki hususlar yer alır:

a) Alınacak mal/hizmetin net ve ayrıntılı olarak açıklaması,

b) Alınacak mal/hizmet bedeli, ödeme planı ve gerekli hallerde teminat,

c) Süre, fesih, yenileme şartları,

ç) Gerekli durumlarda damga vergisi, noter tasdiki ve benzeri mali yükümlülükler ve sigorta sorumlulukları,

d) İşin gereği gibi yapılmaması, süresinde bitirilmemesi gibi hallerde uygulanacak cezai şartlar ve idare için doğacak haklar.

(5) Süreklilik arz eden hizmet alımlarında, sözleşme süresi tamamlandığı halde işe aynı yüklenici ile devam edilmek istendiği takdirde sözleşmede belirtilen fiyat veya devresel fiyat artışları dışında bir fiyat artışı yapılmamış olması kaydıyla, yeni bir satınalma isteği yapılmasına gerek duyulmadan sözleşme yenilenir. Ancak mevcut sözleşme koşulları aynı kalmak kaydıyla, ek hizmet istekleri, yeni bir satınalma talep formu doldurulmasını gerektirir.

Geçici teminat

MADDE 19 – (1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden idarece belirlenecek oranda geçici teminat alınabilir. Doğrudan temin ve açık teklif usulü ile yapılacak alımlarda ise tahmini bedel bildirilmediğinden idarece tespit olunacak miktarda geçici teminat alınabilir.

Kesin teminat

MADDE 20 – (1) İhale alan firmadan işin niteliğine göre ve işin ihale bedeli üzerinden idarece belirlenecek oranda kesin teminat alınabilir.

İhalenin kesinleşmesi

MADDE 21 – (1) İhaleler harcama yetkilisinin onayı ile en geç beş iş günü içerisinde kesinleşir. Bu durum en geç üç iş günü içinde yüklenici firmaya tebliğ edilerek sözleşme yapmaya ve kesin teminat vermeye davet edilir. Kendisine ihale yapılmayan isteklilerin varsa geçici teminatları iade edilir.

(2) Taahhüdünü yerine getiremeyen yüklenici firmanın teminatı irat kaydedilir. Yüklenici firmanın Üniversiteye maddi zarar vermesi durumunda bu zarar, kesin teminat miktarından az olsa da kesin teminattan artan fark iade edilmez.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Son Hükümler

Yürürlük

MADDE 22 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 23 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Acıbadem Üniversitesi Rektörü yürütür.